Financière de Tubize - Bijeenroeping van de buitengewone vergadering van aandeelhouders van 24 september 2025

Bijeenroeping van de Buitengewone Vergadering van aandeelhouders van 24 september 2025

De aandeelhouders worden uitgenodigd om deel te nemen aan de buitengewone vergadering die zal gehouden worden op 24 september 2025, om 10 uur te 1050 Brussel, Marsveldplein 5, om de hieronder vermelde agenda te bespreken.

De algemene vergadering zal op hybride wijze worden georganiseerd, zowel persoonlijk als digitaal, in overeenstemming met artikel 7:137, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen via het Microsoft Teams platform. De inloglink wordt per e-mail verstuurd naar aandeelhouders die op afstand willen deelnemen en die de hieronder beschreven toelatingsformaliteiten hebben vervuld.

Agenda van de gewone algemene vergadering van 24 september 2025

Zoals besproken op de jaarlijkse algemene vergadering van afgelopen april, wil de raad van bestuur zijn expertise op het gebied van biofarma versterken om UCB zo goed mogelijk te ondersteunen en bij te dragen aan de ontwikkeling van een duurzaam biofarma-ecosysteem in België, in het Verenigd Koninkrijk en andere geografische gebieden die relevant zijn voor UCB .

Met dit in het achterhoofd en om profielen van hoge kwaliteit aan te trekken, leek het noodzakelijk om een vergoeding aan te bieden die beter aansluit bij de praktijken die van kracht zijn binnen de biofarma-sector. Het bezoldigingsbeleid dat ter stemming werd voorgelegd aan de algemene vergadering werd opgesteld op basis van een vergelijkende studie uitgevoerd door een gespecialiseerd adviesbureau.

We stellen ook voor om de benoeming van twee nieuwe bestuurders goed te keuren wiens vaardigheden de biofarma-expertise van de raad aanzienlijk zullen versterken.

1.      Wijzigingen aan het remuneratiebeleid.

Voorstel tot besluit: goedkeuring van de wijzigingen aan het remuneratiebeleid opgesteld in overeenstemming met artikel 7:89/1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De herziene versie, die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de Buitengewone Algemene Vergadering, is beschikbaar op de website van de vennootschap [www.financiere-tubize.be].

2.      Raad van bestuur – Benoemingen.

a)   Voorstel tot besluit: met onmiddellijke ingang, de bevestiging van de coöptatie van mevrouw Carinne Brouillon als Bestuurder, die plaatsvond bij besluit van de raad van bestuur op 6 juni 2025, goed te keuren, waarbij haar mandaat zal eindigen na afloop van de jaarlijkse algemene vergadering in 2029.

b)   Voorstel tot besluit: bevestigen dat mevrouw Carinne Brouillon, benoemd is als onafhankelijk bestuurder, aangezien ze beantwoordt aan de voorwaarden van onafhankelijkheid van artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en de Corporate Governance Code 2020. De raad van bestuur bevestigt geen indicatie te hebben van enig element dat de onafhankelijkheid van mevrouw Carinne Brouillon in twijfel zou kunnen trekken.

c)   Voorstel tot besluit: met onmiddellijke ingang, de bevestiging van de coöptatie van mevrouw Iris Löw-Friedrich als Bestuurder, die plaatsvond bij besluit van de raad van bestuur op 6 juni 2025, goed te keuren, waarbij haar mandaat zal eindigen na afloop van de jaarlijkse algemene vergadering in 2029.

Formaliteiten om toegelaten te worden tot de algemene vergadering

Het recht om deel te nemen aan of vertegenwoordigd te zijn op de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen, kan slechts verleend worden op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder, op de veertiende dag voor de algemene vergadering om vierentwintig uur (Belgische tijd) (hetzij woensdag 10 september 2025, de “Registratiedatum”), hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door hun inschrijving op rekening bij een erkende rekeninghouder of bij een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de dag van de algemene vergadering.

De aandeelhouder moet bovendien melden dat hij/zij wil deelnemen aan de algemene vergadering. De houders van aandelen op naam sturen daartoe het bij de oproepingsbrief gevoegde kennisgevingsformulier ondertekend naar de Vennootschap. De houders van gedematerialiseerde aandelen sturen het attest naar de Vennootschap dat is opgesteld door een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling en waaruit blijkt met hoeveel aandelen, die op de Registratiedatum op hun naam op rekening ingeschreven zijn, zij hebben aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering. Het kennisgevingsformulier of attest moet uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering (hetzij donderdag 18 september 2025) bij de Vennootschap toekomen via e-mail op het adres investorrelations@financiere-tubize.be.

Stemmen bij volmacht

De aandeelhouders kunnen, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 7:142 tot 7:145 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zich laten vertegenwoordigen door een mandataris.

De volmachten moeten schriftelijk worden opgesteld op basis van de door de raad van bestuur opgemaakte formulieren, en moeten ondertekend worden door de aandeelhouder. De houders van aandelen op naam vinden het formulier bij hun oproeping. Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen is het formulier beschikbaar op de website van de Vennootschap www.financiere-tubize.be. Het formulier moet bij de Vennootschap toekomen, uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering (hetzij donderdag 18 september 2025), via e-mail op het adres investorrelations@financiere-tubize.be.

Digitale deelname en stemmen

Aandeelhouders kunnen op afstand deelnemen aan de algemene vergadering, via het Microsoft Teams platform. Aandeelhouders die van deze manier van deelname gebruik willen maken, worden verzocht dit expliciet te vermelden in hun bericht van deelname.

Aandeelhouders kunnen ook digitaal stemmen. In dat geval hoeft geen volmacht te worden gegeven.

In overeenstemming met artikel 7:137 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen stelt het Microsoft Teams platform aandeelhouders in staat om:

(i)   het verloop van de vergadering rechtstreeks, gelijktijdig en zonder onderbreking te volgen;

(ii)   tijdens de vergadering te stemmen over alle agendapunten zonder een gevolmachtigde te hoeven aanwijzen;

(iii)   deel te nemen aan discussies en hun recht uit te oefenen om vragen te stellen.

Aandeelhouders die langs elektronische weg deelnemen aan de algemene vergadering worden geacht aanwezig te zijn voor de berekening van de meerderheid. Het Microsoft Teams platform stelt de Vennootschap ook in staat om de identiteit en status van deelnemers te verifiëren.

Aandeelhouders die hebben voldaan aan de formaliteiten om te worden toegelaten, ontvangen tijdig elektronisch instructies over hoe ze verbinding kunnen maken met de vergadering.

Inschrijving van bijkomende onderwerpen op de agenda en indienen van nieuwe voorstellen tot besluit

Eén of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezitten, kunnen onderwerpen op de agenda van de vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.

De verzoeken worden schriftelijk geformuleerd en gaan, naargelang het geval, vergezeld van de tekst van de te behandelen onderwerpen en bijbehorende voorstellen tot besluit, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit. Er wordt een postadres of e-mailadres in vermeld waarnaar de Vennootschap een bericht van ontvangst van deze verzoeken kan sturen. De Vennootschap moet deze verzoeken uiterlijk op de tweeëntwintigste dag voor de datum van de algemene vergadering ontvangen (hetzij dinsdag 2 september 2025), via e-mail op het adres investorrelations@financiere-tubize.be.

Aandeelhouders die van dit recht wensen gebruik te maken, moeten samen met hun verzoek het bewijs leveren dat zij in het bezit zijn van ten minste 3% van het maatschappelijk kapitaal, hetzij op grond van een certificaat waaruit de inschrijving blijkt van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij aan de hand van een door een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op rekening is ingeschreven. Zij moeten tevens overgaan tot de boekhoudkundige registratie van ten minste 3% van het maatschappelijk kapitaal.

In het geval dat aandeelhouders gebruik maken van dit recht, zal de Vennootschap uiterlijk op de vijftiende dag voor de datum van de algemene vergadering (hetzij dinsdag 9 september 2025), volgens dezelfde modaliteiten als de oorspronkelijke agenda, een agenda bekend maken die aangevuld is met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit, en/of louter met de voorstellen tot besluit. Tegelijkertijd stelt de Vennootschap, op haar website, de gewijzigde formulieren voor het stemmen bij volmacht ter beschikking van haar aandeelhouders.

Recht om vragen te stellen aan de bestuurders

Zodra de oproeping gepubliceerd is, kunnen de aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten om toegelaten te worden tot de vergadering, schriftelijk vragen stellen over de verslagen van de bestuurders en van de commissaris en over de agendapunten, waarop tijdens de algemene vergadering zal geantwoord worden door, naargelang het geval, de bestuurders of de commissaris, althans voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van die aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de Vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de Vennootschap, haar bestuurders zich hebben verbonden. Die vragen kunnen worden verstuurd naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap of via e-mail op het adres investorrelations@financiere-tubize.be en moeten toekomen bij de Vennootschap uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering (hetzij donderdag 18 september 2025).

Informatie op de website

Op de website van de Vennootschap, www.financiere-tubize.be, kan volgende informatie geraadpleegd worden:

• De huidige bijeenroeping
• De volmachtformulieren
• Het totale aantal aandelen en stemrechten op datum van de bijeenroeping
• Aan de gewone algemene vergadering voor te leggen stukken:
  • Ontwerp van remuneratiebeleid,
  • Profiel van de voorgestelde nieuwe bestuurders.

De houders van aandelen op naam ontvangen een kopie van deze documenten. De overige aandeelhouders kunnen gratis een kopie van deze documenten verkrijgen door deze aan te vragen via e-mail op het adres investorrelations@financiere-tubize.be.

De raad van bestuur