COVID-19: de technologietest voor bedrijven
Door Peter Harrison, Group Chief Executive van Schroders
Elke CEO is bang voor zwarte zwanen die zijn bedrijf kunnen bedreigen en houdt er dan ook rekening mee. Omdat zwarte zwanen zo onvoorspelbaar zijn, is dat geen gemakkelijke opdracht.
 Peter Harrison |
Dat is momenteel de vraag van één miljoen die alle managementteams van de FTSE 100-bedrijven bezighoudt. Hoe kunnen we operationeel blijven als een groot deel van ons personeel ziek wordt? Hoe kunnen we de verspreiding van het virus afremmen? Hoe kunnen we onze service op peil houden? En de belangrijkste vraag: hoe kunnen we ons personeel beschermen?
Vermogensbeheerders zoals Schroders staan daarnaast ook voor een specifieke uitdaging: kunnen we ervan op aan dat onze handelsactiviteiten op de financiële markten zullen worden voortgezet, ook als onze medewerkers massaal ziek worden?
Voor bedrijven die nog maar net beginnen na te denken over antwoorden op enkele van die bredere vragen is het mogelijk te laat om nog doeltreffende oplossingen te vinden.
Bedrijven die voorbereid zijn op dit soort zwarte zwanen, vinden in technologie een deel van de oplossing. De bedrijfscultuur en de relatie met het personeel zijn echter even belangrijk.
In crisistijd is de kracht van dat sociale contract van cruciaal belang. Dat sociale contract wordt nu op de proef gesteld.
Bedrijven die oog hebben voor de toekomst, hebben terecht geijverd om hun medewerkers de best mogelijke werkomgeving te bieden. Zo bieden sommige bedrijven bijvoorbeeld een hypermoderne fitnessruimte aan of beschikken ze ter plaatse over een dokter of zelfs tandarts. Maar nu we de wereld bekijken door een bril die gekleurd is door de coronapandemie, stellen we vast dat dat maar één niveau van dat contract is.
Het tweede niveau, en dat wordt alsmaar duidelijker, is de test of een bedrijf wel voor zijn personeel kan zorgen en de belangen van zijn klanten kan behartigen wanneer het systeem onder extreme druk staat.
Technologie is een centraal onderdeel van de oplossing. Toen ik in 2016 CEO werd van Schroders, hebben we dat onderwerp uitgebreid onder de loep genomen. Het management kwam toen tot de conclusie dat technologie de oplossing is om alle bedrijfsafdelingen echt te doen samenwerken en het bedrijf weerbaar te maken. Het doel: onbeperkt flexwerk.
Door medewerkers meer het roer in eigen handen te laten nemen in het kader van een echte ‘agile’ aanpak, ontstaat een diepe vertrouwensrelatie. Dat is dan ook wat we gedaan hebben. In een eerste fase hebben we een systeem ingevoerd waarbij medewerkers waar en wanneer ook met één login kunnen werken. Die login geeft volledige toegang tot de systemen waar ze normaal gezien op kantoor ook toegang toe hebben. Onze cliëntendienst kan spreken met cliënten en onze fondsbeheerders kunnen orders doorgeven.
Zo bieden we onze medewerkers de kans om te werken op de manier die voor hen het beste is. Dat betekent niet alleen dat ze van thuis uit kunnen werken, maar ook dat ze tussen andere teams in onze nieuwe kantoren kunnen gaan zitten. Het gebouw is namelijk speciaal voor dat soort ‘agile’ aanpak ontworpen. Onze medewerkers werken daardoor veel meer samen dan vroeger.
Toen we eerder deze maand beslisten om teams verspreid te laten werken, was dat dan ook helemaal geen probleem.
Dankzij de beslissingen die we enkele jaren geleden hebben genomen om ons personeel echte flexibiliteit te bieden, waren we helemaal klaar voor deze crisissituatie.
De eerste uitdaging was niet zo moeilijk: we moesten ruim 5.000 medewerkers van 34 locaties opdelen in twee teams om ze afwisselend op kantoor en van thuis uit te laten werken. Daar waren we eerder op het jaar al mee begonnen in Azië, en nu moesten we dat systeem gewoon doortrekken naar de rest van de wereld. Deze week gingen we nog een stap verder en brachten we de bezetting van onze kantoren op advies van de overheid terug tot het absolute minimum. Dat betekent dat alleen het absoluut noodzakelijke personeel aanwezig is en dat het overgrote deel van onze medewerkers thuiswerkt. Ook die maatregel werd vlot en efficiënt uitgevoerd. Cruciaal daarbij waren de betrouwbaarheid en de wendbaarheid van onze technologie.
Dankzij onze virtuele desktops maakt het voor onze portefeuillebeheerders, analisten en traders niet uit of ze zich op een back-uplocatie, thuis of gewoon op kantoor bevinden. Ze hebben onmiddellijk toegang tot alle instrumenten die onze manier van werken getransformeerd hebben. Processen die vroeger handmatig moesten worden gedaan, werden geautomatiseerd met Aladdin, een tool voor risico- en portefeuillebeheer. Tools voor samenwerking, berichtendiensten en chatapplicaties verzekeren de coördinatie tussen onze traders, onze fondsbeheerders en de afdeling Operations, terwijl ze via Bloomberg IB Chat en Symphony in alle veiligheid kunnen communiceren met makelaars en tegenpartijen. De lijst van nieuwe technologieën is eindeloos, en ze staan allemaal ter beschikking van onze teams.
Ik schrijf deze tekst bijvoorbeeld van thuis uit. Ik en alle andere medewerkers van Schroders kunnen vol vertrouwen werken, waar we ook zijn en wat voor werk we ook moeten doen. Die aanpak helpt ons bedrijf operationeel te houden en, wat nog belangrijker is, hij houdt onze medewerkers veilig en helpt om de verspreiding van het virus te controleren.
Eerlijk gezegd vind ik dat alle bedrijven zo zouden moeten werken. Dit is niet zomaar flexwerk. Het gaat om een verdieping van ons sociaal contract met onze werknemers. Het gaat erom hen vertrouwen te schenken op elk moment, zowel in crisistijd als erbuiten.
Niemand weet wat de volgende zwarte zwaan zal zijn of wanneer ze zal opduiken, maar dat neemt niet weg dat een bedrijf zich erop kan voorbereiden. Dat kan door medewerkers meer ruimte te bieden met behulp van de voortdurend evoluerende technologie.
Meer in het algemeen mogen we niet vergeten dat de ‘gig-economie’ twee miljoen werknemers telt die niet kunnen terugvallen op een sociaal contract. In tijden zoals deze zouden we eens goed moeten stilstaan bij de gevolgen daarvan voor hen. Zij zijn de grote verliezers van deze pandemie.
